Hinweisgebersystem

Göttingen, 08.12.2023
1. Geltungsbereich, Anwendungsbereich und Zielsetzung
1.1 Mit dieser Information informieren wir, die Seniorenzentrum Göttingen gGmbH, Sie über die Nutzung unseres Hinweisgeberportals.
1.2 Wir möchten Vertrauen schaffen und betreffende Personen zur Mitwirkung ermutigen.
1.3 Zur Umsetzung und Beachtung des Hinweisgeberschutzgesetzes haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet.
1.4 Es wird darauf hingewiesen, dass Hinweisgebende keinesfalls befürchten müssen, wegen eines gutgläubigen Hinweises sanktioniert zu werden.
1.5 Daneben wird den Hinweisgebenden maximale Vertraulichkeit zugesichert.
1.6 Ziel dieser Information ist die transparente Beschreibung des Betriebes unseres Hinweisgebersystems.
1.7 Das Ziel unseres Hinweisgebersystems besteht darin eventuelle Missstände zu erkennen, zu melden und abschließend zu beseitigen.
1.8 Über das Hinweisgebersystem sollen nicht generell alle Beschwerden bearbeitet werden, sondern lediglich aus bestimmten Bereichen, welche im Verlauf gelistet sind.

2. Definitionen und Begriffserläuterungen
2.1 Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 (HinSchG) fallen.
2.2 Meldungen sind Mitteilungen von Informationen über Verstöße an die interne Meldestellen (§ 12 HinSchG) oder externe Meldestellen (§ 19 bis 24 HinSchG)
2.3 Beschäftigte sind u.a. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten.

3. Gegenstand einer Meldung
3.1 Eine Meldung kann zum aktuellen Zeitpunkt u.a. in folgenden Bereichen erfolgen:
• Korruption oder Bestechung
• Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug
• Geldwäsche oder Illegale Zahlungen
• Mobbing oder Belästigung
• Verstoß gegen Wettbewerbs- oder Kartellrecht
• Verstoß gegen Umweltschutzvorschriften
• Verstoß gegen Rechnungslegungs- oder Buchführungsvorschriften
• Verstoß gegen Arbeits- und Gesundheitsschutzvorschriften
• Verstoß gegen Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien
• Sonstiger straf- oder bußgeldbewehrter Verstoß

4. Meldeverfahren
4.1 Alle Meldeberechtigten werden ermutigt, ihnen bekannte Fehlverhalten, Gefährdungen, etc. im Sinne dieser Information offen und direkt, möglichst unter Angabe ihrer Kontaktdaten, zu melden. Alternativ hat der Hinweisgebende die Möglichkeit eine anonyme Meldung abzugeben.
4.2 Wichtig bei einer Meldung ist der Grundsatz des „guten Glaubens“.
4.3 Es sollen nur begründete Verdachtsfälle gemeldet werden.
4.4 Jeder Hinweis sollte so konkret wie möglich erfolgen. Der Hinweisgebende sollte dem Empfänger möglichst detaillierte Informationen über den zu meldenden Sachverhalt vorlegen, so dass die Angelegenheit richtig eingeschätzt werden kann.
4.5 Eine Meldung sollte mindestens folgende Informationen enthalten:
• Grund der Meldung
• Hintergründe und Tathergang
• Sofern vorhanden: Namen der beteiligten Personen
• Ort und Datum des Tathergangs
• sofern vorhanden: Dokumente, Nachweise, etc.
• Name des betroffenen Unternehmens
4.6 Der Hinweisgebende ist grundsätzlich nicht zu eigenen Ermittlungen verpflichtet.

5. Arten der Meldungen/Meldewege
5.1 Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, einen Hinweis effektiv und zuverlässig zu melden.
Interne Meldemöglichkeiten
5.2 Erster Ansprechpartner sollte immer die/der Vorgesetzte, die unmittelbar sachlich zuständige Person oder die Geschäftsführung sein. Dies ist in der Regel der einfachste Weg, um ein Problem aus dem Arbeitsumfeld anzusprechen oder Missverständnisse aufzuklären. Unser Ziel ist es ein gutes und offenes Klima der Zusammenarbeit zu haben.
5.3 Erscheint es aus sachlichen oder persönlichen Gründen unzumutbar oder nicht zweckmäßig, dass der Hinweis gegenüber der/dem Vorgesetzten oder der Geschäftsführung erfolgt, kann sich der Hinweisgebende auch direkt an den/die interne Datenschutzbeauftragte/n wenden.
Interne Datenschutzbeauftragte:
Frau Ariane Grube, Tel: 0551 7076-540,
seniorenzentrum-datenschutz@seniorenzentrum.goettingen.de

Interne ausgelagerte Meldemöglichkeiten (Meldestelle)
5.4 Weiterhin besteht die Möglichkeit, die eingerichtete Meldestelle zu nutzen, um einen Missstand oder ein Problem zu melden. Diese Meldestelle wird von dem Unternehmen
DatCon GmbH, Am Osterfeuer 26, 37176 Nörten-Hardenberg
Ansprechpartner ist hier Herr Andreas Sorge als externer und unabhängiger Berater
betrieben. Herr Sorge unterliegt der Vertraulichkeit. Eine Meldung an diese Meldestelle sollte nur dann erfolgen, wenn eine interne Kommunikation mit der/dem Vorgesetzten unzumutbar erscheint oder der Hinweisgebende davon ausgeht, dass die Meldung intern nicht ordnungsgemäß behandelt wird.
Hinweisgebende haben die Möglichkeit, sich telefonisch, per E-Mail oder über eine Softwareplattform an die Meldestelle zu wenden und dort ihre Meldung abzugeben.


Die intern ausgelagerte Meldestelle ist wie folgt erreichbar:
• E-Mail: seniorenzentrum@hinweisport.de
• Telefon: +49 176 44207126
• Meldeportal: seniorenzentrum.hinweisport.de
• Postalisch: DatCon GmbH, Am Osterfeuer 26, 37176 Nörten-Hardenberg

6. Weitere Schritte nach einer Meldung, Dokumentation
6.1 Jede Meldung wird vertraulich und unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze behandelt.
6.2 Nach dem Eingang einer Meldung erfolgt durch die Stelle, welche die Meldung entgegennimmt, eine erste Überprüfung der Hinweise.
6.3 Sofern die Meldung über die interne Meldestelle erfasst wird, erfolgt eine umgehende anonymisierte Information an die Ansprechperson unseres Unternehmens.
6.4 Die Meldestelle übernimmt dann die weitere Kommunikation zwischen dem Hinweisgebenden und unserem Unternehmen. Hierbei dokumentiert die Meldestelle alle Vorgänge.
6.4 Unser Unternehmen führt die internen Ermittlungen und weiteren Prüfungen durch.
6.5 Die ermittelten Informationen werden dokumentiert, wobei nur die erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet werden.
6.6 Soweit aufgrund der ermittelten Ergebnisse erforderlich, werden weitere zuständige Stellen, die Entscheidungsberechtigten sowie ggf. Behörden eingeschaltet. Die entsprechenden, aber lediglich notwendigsten, Daten werden dann an diese übermittelt. Bei der Weitergabe werden selbstverständlich datenschutzrechtliche Grundsätze beachtet.


7. Durchführung einer Untersuchung
7.1 Die Untersuchung wird so schnell wie möglich durchgeführt. Der Hinweisgebende wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben über den Fortlauf des Verfahrens informiert.
7.2 Es wird dokumentiert, sofern sich herausstellt, dass eine Meldung als falsch ist bzw. sie nicht ausreichend mit Fakten belegt werden kann. Das Verfahren wird dann unverzüglich eingestellt.
7.3 Für die betroffenen Personen dürfen keine Konsequenzen daraus erfolgen, insbesondere wird der Vorgang nicht in der Personalakte dokumentiert. Voraussetzung hierfür ist aber, dass es sich nicht um eine vorsätzliche Falschmeldung gehandelt hat.
7.4 Die Ergebnisse und Vorschläge einer jeden Untersuchung sollen so genutzt werden, mögliches Fehlverhalten zukünftig abzuwenden bzw. zu unterbinden.

8. Schutz des Hinweisgebenden und der bei der Aufklärung mitwirkenden Personen
8.1 Die Identitäten des Hinweisgebenden und der bei der Aufklärung mitwirkenden Personen werden streng vertraulich behandelt.
8.2 Sofern der Hinweisgebende seine Kontaktdaten mitteilt, werden diese unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert und genutzt. Ihm werden bei einer Erhebung seiner Daten sowohl die Zwecke der Datenspeicherung als auch Datennutzung mitgeteilt. Gleiches gilt, wenn seine Daten an andere Stellen übermittelt werden sollen.
8.3 Der Name des Hinweisgebenden wird nur dann bekannt gegeben, wenn er die Offenlegung ausdrücklich gestattet oder eine entsprechende Rechtspflicht besteht. Dies gilt insbesondere bei Strafverfahren. Der Hinweisgebende wird in jedem Fall vorab von der Offenlegung seiner Identität unterrichtet.
8.4 Jede Person, die eine Meldung in gutem Glauben abgibt oder an der Aufklärung eines entsprechenden Verdachts mitwirkt, muss aufgrund der Meldung bzw. Mitwirkung nicht mit negativen Konsequenzen (bspw. Entlassung) rechnen. Abweichendes kann allerdings gelten, wenn sich herausstellt, dass die Person in den aufzuklärenden Vorfall selbst verwickelt ist.
8.5 Sollte ein Hinweisgebender der Auffassung sein, dass er deshalb benachteiligt, diskriminiert, belästigt oder ähnliches wurde, kann ein solcher Vorfall der Meldestelle mitgeteilt werden.
8.6 Mitarbeitende und Vorgesetzte müssen mit disziplinarischen Maßnahmen bzw. rechtlichen Konsequenzen rechnen, wenn sie dem Hinweisgebenden nachteilig behandeln oder anderweitig diskriminieren.

9. Verhalten gegenüber gemeldeten Personen
9.1 Jede von einem Hinweis betroffene Person wird innerhalb eines Monats und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben über die gegen sie gerichteten Verdachtsäußerungen informiert. Eine Ausnahme besteht dann, sofern diese Benachrichtigung nicht den Fortgang des Verfahrens zur Feststellung des Sachverhalts erheblich erschweren würde. Spätestens nach Abschluss der Ermittlungen erfolgt die Benachrichtigung.
9.2 Die betroffene Person ist vom Unternehmen anzuhören, bevor Schlussfolgerungen unter namentlicher Benennung der Person gezogen werden.
9.3 Sofern eine Anhörung aus objektiven Gründen nicht möglich ist, muss i betroffene Person ihre Aussage schriftlich formulieren.
9.4 Bei einer unbestätigten bzw. falschen Meldung, werden die Daten der betroffenen Person gelöscht.

10. Missbrauch des Hinweisgebersystems
10.1 Eine Meldung muss in gutem Glauben erfolgen.
10.2 Hinweisgebende, die das Hinweisgebersystem bewusst für falsche Meldungen missbrauchen, müssen mit disziplinarischen Maßnahmen, arbeitsrechtlichen Reaktionen bzw. ggf. strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

11. Datenschutz, weitere Rechte der Betroffenen
11.1. Grundsätzlich haben betroffene Personen ein:
• Auskunftsrecht (Gesetzliche Einschränkungen sind ggf. vorhanden.)
• Recht auf Berichtigung ihrer unrichtigen Daten
• Recht auf deren Vervollständigung
• Recht, die Sperrung ihrer Daten oder deren Löschung zu verlangen, sofern dafür die Voraussetzungen nach Art. 16 ff. DSGVO vorliegen
• Widerspruchsrecht, wenn Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen des Unternehmens verarbeitet, werden
• Beschwerderecht bei unserem Datenschutzbeauftragten bzw. den Aufsichtsbehörden der Länder
11.2 Im Rahmen des Verfahrens werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO. Es werden nur die Daten erhoben und verarbeitet, die für die Zwecke erforderlich sind.
11.3 Die bei einer Meldung erhobenen Daten werden getrennt von übrigen im Unternehmen gespeicherten Daten aufbewahrt. Durch angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff auf diese Daten erlangen. Dies gilt auch für die Daten des Hinweisgebenden.
11.4 Daten, die im Zusammenhang mit einer Meldung erhoben wurden und die nicht für das Verfahren von Relevanz sind, werden unverzüglich gelöscht.
11.5 Im Übrigen erfolgt die Löschung der erhobenen Daten grundsätzlich innerhalb von 2 Monaten nach Abschluss der unternehmensinternen Ermittlungen. Die Löschplicht wird ausgesetzt, sofern es infolge eines Missbrauchs des Hinweisgebersystems zu einem Straf-, Disziplinar-, oder Zivilgerichtsverfahren kommt.
11.6 Betroffene Personen können sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden, um kontrollieren zu lassen, ob die aufgrund der einschlägigen anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen bestehenden Rechte beachtet wurden.
• DatCon GmbH, Herr Andreas Sorge, sorge@Datcon.de; 05503/9159648

12. Umsetzung, Verantwortlichkeit
12.1 Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Bekanntmachung dieser Information und der Umsetzung des Hinweisgebersystems.
12.2 Die Geschäftsführung kontrolliert die Umsetzung des Hinweisgebersystems und überprüft diese regelmäßig auf Optimierungsbedarf.
14.3 Bei Fragen, Anregungen, etc. wenden Sie sich bitte an Ihre Geschäftsführung.